Secara
umum pelaksanaan suatu proyek sering mengalami kemunduran dalam penyelesaian
pekerjaan. Pengendalian tenaga kerja, alat dan materi pada proyek merupakan hal
yang utama dan penting. Dalam pelaksanaan suatu proyek, penggunaan tenaga
kerja, alat dan materi dapat menyimpang dari rencana, karenanya harus
dikendalikan agar tenaga kerja dan materi yang telah yang direncanakan
jumlahnya tidak dilampui.
Terjadinya
hal yang tidak sesuai dengan rencana, perlu mendapat perhatian, misalnya
keterlambatan pelaksanaan fisik yang diakibatkan oleh beberapa faktor seperti
keterbatasan jumlah tenaga kerja, kemampuan SDM, faktor alam, penyediaan
materi, kemampuan manajerial dan keterbatasan modal. Pengeluaran dan prestasi
kerja harus di pantau agar penyimpangan terhadap rencana dapat diketahui dan
ditanggulangi sedini mungkin serta kebutuhan untuk penyelesaian proyek dapat
diperhitungkan. Maka dibutuhkan suatu metode pengelolaan sumber daya secara
ilmiah dan intensif yang disebut dengan manajemen proyek.
Pengertian
Proyek
Kegiatan
proyek merupakan suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu
terbatas, dengan sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas
yang sasaran dan tujuannya telah digariskan dengan jelas (Soeharto, 1997).
Dalam Proses mencapai hasil akhir kegiatan proyek tersebut telah ditentukan
batasan-batasan yaitu besar biaya (anggaran) yang dialokasikan, jadwal dan mutu
yang harus dipenuhi. Ketiga batasan tersebut dikenal dengan istilah tiga
kendala (triple constrain).
Manajemen
Proyek
Manajeman
adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan kegiatan
anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi atau
perusahaan yang telah ditentukan. Yang dimaksud dengan proses adalah
mengerjakan sesuatu dengan pendekatan yang sistematis. Sedang sumber daya
perusahaan terdiri dari tenaga, keahlian, dana, dan informasi. Dalam
melaksanakan suatu manajemen dikenal kegiatan-kegiatan manajemen yang merupakan
langkah-langkah pokok dalam melaksanakan fungsi manajemen yang baik.
Dalam
manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesua, dengan
sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah
yang mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat
diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan
penanganan yang cermat adalah sebagai berikut:
1.
Aspek Keuangan
Masalah ini berkaitan dengan pembelanjaan dan
pembiayaan proyek. Biasanya berasal dari modal sendiri dan/atau pinjaman dari
Bank atau investor dalam jangka pendek atau jangka panjang. Pembiayaan proyek
menjadi sangat krusial bila proyek berskala besar dengan tingkat kompleksitas
yang rumit, yang membutuhkan analisis keuangan yang cepat dan terencana.
2.
Aspek Anggaran Biaya
Masalah ini berkaitan dengan perencanaan dan
pengendalian biaya selama proyek berlangsung. Perencanaan yang matan dan
terperinci akan menudahkan proses pengendallian biaya, sehingga biaya yang
dikeluarkan sesuai dengan anggaran yang direncanakan. Jika
sebaliknya, akan terjadi peningkatan biaya yang besar dan merugikan bila proses
perencanaannya salah.
3.
Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia
Masalah ini berkaitan dengan kebutuhan dan
alokasi SDM selama proyek berlangsung yang berfluktuatif. Agar tidak
menimbulkan masalah yang kompleks, perencanaan SDM didasarkan atas organisasi
proyek yeng dibentuk sebelumnya dengan melakukan langkah-langkah, proses
staffing SDM, deskripsi kerja, perhitungan beban kerja, deskripsi wewenang dan
tanggung jawab SDM serta penjelasan tentang sasaran dan tujuan proyek.
4.
Aspek Manajemen Produksi
Masalah ini berkaitan dengan hasil akhir dari
proyek; hasil akhir proyek negative bila proses perencanzan dan pengendaliannya
tidak baik. Agar hal ini tidak terjadi, maka dilakukan berbagai usaha untuk
meningkatkan produktivitas SDM, meningkatkan efisiensi prose produksi dan
kerja, meningkatkan kualitas produksi melalui jaminan mutu dan
pengendalian mutu.
5.
Aspck Harga
Masalah ini timbul karena kondisi cksternal
dalam hal persaingan harga, yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang
diahasilkan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan
produk lain.
6.
Aspek Efektifitas dan Efisiensi
Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk
yang dihasilakn tidak terpenuhi/tidak efektif atau dapat juga terjadi bila
factor efisiensi tidak terpenuhi, sehingga usah produksi membutuhkan biaya yang
besar.
7.
Aspek Pemasaran
Masalah ini timbul berkaitan dengan
perkembangan factor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi
promosi, mutu produk serta analisi pasar yang salah terhadap produksi yang
dihasilkan.
8.
Aspek Mutu
Masalah ini berkaitan dengan kualitas produk
akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan
bagi pelanggan.
9.
Aspek Waktu
Masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya
bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila
dapat dipercepat.
Fungsi
Manajemen Proyek:
1.
Merencakanan (Planning)
Fungsi
ini bertujuan dalam
pengambilan keputusan yang mengelola data dan informasi yang dipilih
untuk dilakukan dimasa
mendatang, seperti menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek, dan
lain-lain.
2.
Mengorganisasi (Organizing)
Fungsi organisasi bertujuan untuk
mempersatukan kumpulan kegiatan
manusia, yang memiliki aktivitas
masing-masing dan saling berhubungan, dan berinteraksi dengan
lingkungannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi seperti menyusun lingkup
aktivitas lain.
3.
Pelaksanaan (Actuating)
Fungsi pelaksanaan bertujuan untuk
menyelaraskan seluruh pelaku organisasi terkait dalam melaksanakan kegiatan/
proyek, seperti pengarahan tugas serta motivasi, dan lain-lain.
4.
Mengendalikan (Controling)
Fungsi pengendalian bertujuan untuk mengukur
kualitas penampilan dan penganalisisan serta pengevaluasian kegiatan, seperti memberikan
saran-saran perbaikan, dan lain-lain.
Tujuan
adanya manajemen proyek adalah untuk memastikan bahwa suatu proyek dapat
diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan kualitas yang diharapkan.
Secara umum, berikut adalah beberapa tujuan utama dari
manajemen proyek:
1.
Mencapai Tujuan Proyek
Manajemen proyek membantu mengarahkan seluruh
tim dan sumber daya agar fokus pada tujuan akhir proyek, seperti produk jadi,
layanan, atau hasil yang diinginkan.
2.
Mengelola Waktu (Deadline)
Mengatur jadwal kerja, menetapkan tenggat
waktu, dan menghindari keterlambatan penyelesaian proyek.
3.
Mengontrol Biaya
Mengelola anggaran agar proyek tidak melebihi
biaya yang telah direncanakan.
4.
Mengatur Sumber Daya
Mengoptimalkan penggunaan sumber daya seperti
tenaga kerja, material, dan peralatan agar efisien.
5.
Mengurangi Risiko
Mengidentifikasi potensi
masalah sejak awal dan merancang strategi untuk mencegah atau mengatasinya.
6.
Meningkatkan Kualitas
Memastikan hasil akhir
proyek memenuhi standar dan ekspektasi yang telah ditetapkan.
7.
Meningkatkan Komunikasi
Membantu koordinasi antar
anggota tim, stakeholder, dan klien agar semua pihak memiliki pemahaman yang
sama.
8.
Dokumentasi dan Evaluasi
Menyediakan catatan dan
dokumentasi yang lengkap untuk evaluasi proyek dan pembelajaran di masa depan.
Tahapan dalam manajemen proyek secara umum terdiri dari
lima fase utama, yang dikenal sebagai siklus hidup proyek (project life cycle).
Berikut adalah kelima tahapan tersebut:
1.
Inisiasi (Initiation)
Tahap ini bertujuan untuk menentukan apakah
proyek layak untuk dijalankan.
·
Identifikasi kebutuhan atau masalah
·
Studi kelayakan
·
Penentuan tujuan proyek
·
Identifikasi stakeholder
·
Pembuatan dokumen inisiasi proyek (Project
Charter)
2.
Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah fondasi keberhasilan proyek.
Di tahap ini, dibuat panduan menyeluruh untuk pelaksanaan proyek.
·
Menyusun Work Breakdown Structure (WBS)
·
Menentukan ruang lingkup (scope), jadwal, dan
anggaran
·
Mengelola risiko
·
Perencanaan komunikasi, kualitas, dan pengadaan
·
Menetapkan baseline (acuan awal proyek)
3.
Pelaksanaan (Execution)
Tahap ini adalah saat rencana dijalankan. Tim
mulai bekerja untuk menghasilkan deliverables proyek.
·
Pengorganisasian dan pengarahan tim
·
Manajemen sumber daya
·
Komunikasi antar stakeholder
·
Pengelolaan mutu dan proses kerja
·
Pelaporan kinerja
4.
Pengawasan & Pengendalian (Monitoring and
Controlling)
Tahap ini berjalan
bersamaan dengan pelaksanaan. Tujuannya adalah memastikan proyek tetap pada
jalurnya.
·
Pemantauan kinerja proyek (waktu, biaya,
kualitas)
·
Pengendalian perubahan (scope creep)
·
Evaluasi risiko
·
Pengambilan tindakan korektif jika terjadi
penyimpangan
5.
Penutupan (Closing)
Tahap akhir proyek, di mana semua pekerjaan
diselesaikan dan proyek ditutup secara formal.
·
Penyerahan hasil proyek ke klien/stakeholder
·
Dokumentasi akhir proyek
·
Evaluasi dan pembelajaran proyek
·
Pembubaran tim proyek
·
Ulasan kinerja proyek (post-mortem)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar